09/02/2021

Sjekkliste; Konkurranseutvalg

Gjennomføring av konkurranser

Svømming

Konkurranseansvarlig:

Før konkurranse

  • Påse at administrasjon har fått leie svømmehall til konkurranse
  • Bistå administrasjon med innmelding av konkurranse på medley.no
  • Bistå med å lage invitasjon
  • Sette opp øvelsene til konkurransene sammen med trenerne og tidtakeransvarlig
  • I samarbeid med administrasjonen gjennomføre utvalgsmøte med riggansvarlig, parkeringsansvarlig, sosialkomitéansvarlig, tidtakeransvarlig og dommeransvarlig.
  • Sette opp dugnadslister i samarbeid med administrasjonen og påse at stevnelege er tilgjengelig gjennom hele konkurransen.
  • Ansvarlig for bestilling av premier (administrasjon utfører), måldommerkort og diskvalifikasjonskort.
  • Alltid gjennomføre avklaringsmøte med halleier (kommunen)
  • Ved behov iverksette ekstraordinære tiltak (ref. Covid-19)
  • Utstyrskontroll, påse at alt utstyr fungerer (justere ryggstartere, sjekke lengdeanvisere og bjeller)
  • Hvis konkurransen skal streames, påse at alle godkjennelser er i orden

Under konkurranse

  • Påse at lagledermøtet blir avholdt
  • Være tilgjengelig for dommermøter
  • Åpner hallen hver morgen
  • Klargjør bassenget for konkurranse 
    • lydsjekk
    • setter ut stoler og bord
    • retter opp reklamebanner ved behov
    • påse at hallen er ryddig til enhver tid
  • Håndtere presse
  • Bindeledd mellom overdommer og klubb
  • God dialog med speaker og overdommer
  • Løpende dialog med de andre i konkurranseutvalget
  • Legge til rette for evt. dopingkontroll
  • Avlaste tidtakeransvarlig og overdommer med utfordringer
  • Publikumskontroll (rømningsveier, tribuner etc)
  • Tilrettelegge for premiebord
  • Løpende dialog med betjening i hallen/halleier

Etter konkurranse

  • Bistå riggansvarlig med nedrigging/rydding av hallen
  • Sørge for at hallen er klar for publikumsåpning etter konkurranse
  • Påse at evalueringsmøte blir avholdt i etterkant

Riggansvarlig:

Før konkurranse

  • Delta på utvalgsmøte
  • Koordinere de frivillige
  • Sette opp scene for tidtakerbord/speaker
  • Hente opp tidtakerutstyret til hallen
  • Bistå sosialkomité med tilrigging
  • Bistå halleier med å legge ut tepper
  • Rigge inngangsparti
  • Sette opp tribuner
  • Sette opp reklame
  • Sette ut søppelkasser
  • Sette ut seierspall

Etter konkurranse

  • Koordinere de frivillige
  • Ta ansvar for at utstyr plasseres riktig og ikke er ødelagt
  • Gi beskjed til konkurranseansvarlig hvis utstyr må vedlikeholdes/erstattes
  • Delta på evalueringsmøte

Parkeringsansvarlig:

Før konkurranse

  • Delta på utvalgsmøte

Under konurranse

  • I samarbeid med administrasjon sørge for god trafikkavvikling ved hallen, inkl god skilting
  • Administrere parkering ihht de retningslinjer de ulike eierne av parkeringsarealer har

Etter konkurranse

  • Delta på evalueringsmøte

Sosialkomitéansvarlig:

Før konkurranse

  • I samarbeid med administrasjonen utarbeide innkjøpslister
  • Delta på utvalgsmøte
  • I samarbeid med administrasjonen utarbeide lister med matinnlevering
  • I samarbeid med administrasjonen utarbeide dugnadslister
  • I samarbeid med dommeransvarlig utarbeide matservering
  • I samarbeid med administrasjonen, påse at betalingsløsninger fungerer og at betjeningen får opplæring

Under konkurranse

  • Drifte kiosk/café
  • Servere speaker/dommere rundt bassenget og i pausene
  • Sørge for at trenerbord jevnlig får påfyll av frukt, kaffe og vann/saft

Etter konkurranse

  • Bistå riggansvarlig med nedrigging
  • Pakke matvarer som kan lagres
  • I samarbeid med administrasjonen klargjøre varer som skal returneres
  • I samarbeid med administrasjonen foreta oppgjør av omsetning
  • Delta på evalueringsmøte

Tidtakeransvarlig:

Før konkurranse

  • Delta på utvalgsmøte
  • Bistå konkurranseansvarlig med publisering av informasjon på medley.no
  • Når innbydelse er klar, sette opp stevnefil på medley.no
  • Håndtere påmeldinger løpende
  • Holde kontakt med klubbene
  • Foreholde seg til tidsfristene som er satt i innbydelsen
  • Utstyrssjekk; tidtakeranlegg, rekvisita til sekretariat, wifi
  • Avsjekk på oppdatering av programvare i god tid før konkurransegjennomføring
  • Rigge opp tidtakerutstyret og klargjøre til konkurranse
  • Påse at Livetiming fungerer

Under konkurranse

  • Delta på lagledermøtet
  • Organisere konkurransekontor med følgende oppgaver:
    • skal i samarbeid med overdommer ha totaloversikten over progresjonen i egne konkurranser og skal kunne informere og bistå utøvere, trenere, lagledere, presse og publikum ved behov med aktuell informasjon.
    • skal også bistå klubbene med relevant informasjon som må være tilgjengelig på et godt synlig sted samt være tilgjengelige for klubber som trenger bistand ved påmelding av stafettlag, strykninger og etterpåmeldinger.
    • under konkurranser skal konkurranse kontoret yte resultatservice ved å henge opp start- og resultatlister fortløpende flere steder i anlegget.
  • Organisere tidtakere, inkl opplæring
  • I samarbeid med overdommer hjelpe til med å holde tidsskjema
  • Ved streaming skal tidtakeransvarlig bistå med opprigg av dette

Etter konkurranse

  • Påse at utstyret forsvarlig rigges ned og melde fra til konkurranseansvarlig om noe må vedlikeholdes/erstattes
  • Melde inn tider til medley.no
  • Delta på evalueringsmøte

Dommeransvarlig:

Før konkurranse

  • Delta på utvalgsmøte
  • I samarbeid med sosialkomitéansvarlig utarbeide matservering
  • Klargjøre rom for lagleder- og dommermøter
  • Sende informasjon ut til alle dommere
  • Bistå kretsen med å fremskaffe dommere
  • Løpende dialog med konkurranseansvarlig
  • Klargjøre liste for godtgjørelse

Under konkurranse

  • Arrangere dommermøter
  • Bindeledd mellom alle dommere og konkurranseansvarlig
  • Påse at alle dommere får heatlister med unntakskoder til dommermøtene
  • Sørge for at dommerne får servering underveis og i pauser
  • Sørge for at liste for godtgjørelse blir utfylt

Etter konkurranse

  • Delta på evalueringsmøte
  • Sende inn skjema for dommergodtgjørelse til administrasjon og påse det blir utbetalt
  • Klargjør dommerrom for publikum
  • Evt. melde inn til svømmekrets hvis utfordringer relatert til dommere
  • Sende e-post til deltagende dommere og takke for innsatsen

Synkron

  • Skal utarbeides

Andre svømmeidretter; stup, open water

  • Skal utarbeides når dette blir aktuelt

Innholdsfortegnelse – Klubbhåndbok

Vedlikeholdt: –
Redigert: 09.02.21
Godkjent: 25.02.21