28/10/2020

Rutiner; kriseplan

Definisjon på en alvorlig hendelse:

En alvorlig hendelse er når det oppstår en negativ situasjon av alvorlig karakter (eks underslag), eller at det skjer en ulykke enten fysisk eller psykisk med våre medlemmer, medarbeidere eller frivillige i organisasjonen. Eksempler kan være fall, trafikk- eller drukningsulykker. Overgrep og underslag er også hendelser. Det er i slike situasjoner at denne planen skal tas i bruk.

En hendelse kan variere fra ikke-kritisk til meget kritisk. En kritisk hendelse er alvorlige ulykker eller begivenheter. Hendelsen kan utvikle seg til krise dersom situasjonen ikke håndteres, eller dersom hendelsen er av alvorlig art.

Ved ulykker er det viktig at Asker svømmeklubbs alarmplan følges.

Formål:

  • Avlaste foresatte og medlemmer i en krisesituasjon
  • Sørge for konkret og skikkelig informasjon om det som har hendt der det kan gis
  • Sørge for at klubbens deltakelse og oppfølging skjer på en verdig og ryddig måte

Arbeidsprinsipper:

  • Åpenhet. Konkret og skikkelig informasjon om det som har hendt slik at man unngår rykter og tilfeldige hendelser
  • Forutsetter kjennskap til saken
  • Ulike situasjoner oppleves ulikt og må takles deretter. Ta hensyn til de involverte parters ønsker, reaksjoner og behov
  • I en krisesituasjon har de impliserte ikke alltid samme evne til å beskytte seg selv

Følgende saker skal rapporteres til styreleder. Styreleder tar avgjørelse om styret i kraft av krisestab skal sammenkalles:

  • Overgrepssaker
  • Ulykke med personskader
  • Dødsfall blant klubbens utøvere
  • Økonomisk utroskap
  • Klare brudd på klubbens verdigrunnlag
  • Andre saker som kan medføre spesielle medieoppslag eller offentlig oppmerksomhet

Krisestaben består av styre og daglig leder. Andre kan kalles inn ved behov.

Dersom styreleder anser at styret må tre sammen, bør dette skje hurtig, og helst innen 24 timer. Styret må tilegne seg mest mulig informasjon. Henvendelser fra interessenter besvares så raskt som mulig. Støtte fra Norges Svømmeforbund, evt. andre støttespillere innhentes raskest mulig. Oppgaver deles ut til medlemmene. Er det en alvorlig ulykke, skal styret forholde seg til politiet og de retningslinjene politiet gir. Styret må fremdeles være ansvarlig overfor egen kommunikasjon med medlemmer i klubben og andre interessenter.

Styrets oppgaver i forbindelse med kriser:

  • Skape klarhet i hva som har skjedd
  • Beskytte den/de tilskadekomne og ta hånd om andre som har vært direkte involvert i hendelsen
  • Vurder omfanget av hendelsen, hvem berøres av hendelsen, og hvordan forventes personene å reagere
  • Avhengig av krisens omfang, søk hjelp og støtte hos Norges Svømmeforbund eller Norges idrettsforbund.
  • Beslutt videre handlinger:
    • Vurder hva slags hjelp de som har vært involvert i hendelsen har
    • Innkall til møter foreldre/utøvere
    • Avlys trening evt. stenging av hall
    • Innkall nødvendig ekspertise
  • All kommunikasjon skal ivaretas av styreleder, eller den han/hun utpeker
  • Ta stilling til hva som skal kommuniseres
  • Følg opp personer som har vært direkte involvert i hendelsen.
  • Tenk ut hvordan andre utøvere/berørte skal ivaretas

Kommunikasjon
Kommunikasjonen til interne og eksterne interessenter skal være konsistente, og all kommunikasjon skal tåle dagens lys. Det bør diskuteres hvorvidt og i hvilket omfang presse og andre eksterne interessenter skal informeres om saken.

Anbefalinger:

  • Ha fokus på dialog og prosess
  • Ta hensyn til person, hendelse og situasjon.
  • Gi presis relevant og rettidig informasjon til relevante interessenter
  • Benytt så vidt mulig personlig kontakt. Unnlat e-postutveksling med berørte parter
  • La all kommunikasjon gå gjennom styreleder.
  • Er det pågang fra presse, bruk tid på å utarbeide korrekt informasjon
  • Er dette en sak med offentlig oppmerksomhet, bør det utpekes en dedikert person som fører kommunikasjonslogg

Kommunikasjonslogg:

  • Dato og klokkeslett
  • Til hvem er det kommunisert
  • Hva er kommunisert også innkomne spørsmål

Interessenter som kan kontaktes:

  • Politi
  • Lokal kriseberedeskap (spesielt barn under 18 år)
  • Kommune
    • Teknisk drift
    • Hallansvarlig
  • Norges Svømmeforbund

Evaluering

I etterkant av hendelsen må det være en evaluering raskest mulig.

Det må tas stilling til hvorvidt det er rutiner som må endres som følge av krisen

Følgende bør evalueres:

  • Selve hendelsen:
    • Hvilke faktorer utløste hendelsen
    • Hva skjedde
    • Hvordan reagerte de berørte personer
    • Hvordan ble selve krisen håndtert (tilkalling av ambulanse etc.)
  • Kommunikasjon
    • Hvordan foregikk kommunikasjonen med foreldre, utøvere, ansatte, de direkte involverte (internkommunikasjon)
      • Hva gikk bra, hva gikk ikke bra? Hvordan skal det forbedres
    • Hvordan gikk kommunikasjonen med de eksterne
      • Hva gikk bra, hva gikk ikke bra? Hvordan skal det forbedres
    • Organisasjonen
      • Skal sikkerhetsrutinene oppdateres?
      • Skal beredskapsplanen endres?
      • Bør det komme organisatoriske endringer som følge av hendelsen?

Innholdsfortegnelse – Klubbhåndbok

Vedlikeholdt: 20.03.20
Redigert: 09.11.20
Godkjent: 09.11.20